Magrathea + Unimed Santa Catarina

Case

Como a UNIMED Santa Catarina transformou a área de custos assistenciais com o uso de dados.

O projeto marcou um ponto importante na maturidade da gestão desse setor, evitando perdas operacionais e melhorando a eficiência.

Ficha do Case - Unimed SC

Desafio

A UNIMED constatou um aumento expressivo dos custos assistenciais no primeiro trimestre de 2019. Diante disso, um comitê interno foi criado para identificar as causas, mas ao iniciar os trabalhos, se deparou com diversos problemas operacionais. Um deles era a forma de obter as informações necessárias, manual e descentralizada, outra era da alta quantidade de dados para análise, criando gargalos nesse processo. O verdadeiro objetivo do comitê, que era evitar perdas relacionadas a área e reduzir custos através de melhores decisões, tornou-se um processo lento para tomada de decisões, onde o maior esforço consistia na coleta e tratamento dos dados. Além disso, as visualizações dos dados eram limitadas, com desperdícios dos recursos por não ser possível analisar todas as informações (apenas amostragens), gerando insegurança pela baixa confiabilidade dos dados.

Como tudo começou…

A parceria com a Magrathea partiu do diagnóstico do formato atual de trabalho e das ferramentas usadas pelo comitê para uma avaliação da operação e de seu desempenho. Neste processo, constatou-se um tempo excessivo gasto na transformação de dados em informação. A manipulação dos dados para resultarem em indicadores de negócio levavam semanas. Num exemplo prático do que identificamos, era que a forma atual de análise de dados abordava apenas Lag Indicators – que podem ser comparados a alguém que dirige um carro sem olhar pra frente, olhando apenas no espelho retrovisor. O impacto deste tipo de análise reflete diretamente em perdas e custos para os negócios, fazendo com que a melhoria da eficácia desse cenário fosse o desafio a ser resolvido.

Solução

Entregáveis Ganhos Obtidos
Criação do Data Warehouse e Infraestrutura de Extração, Transformação e Carga de dados Infraestrutura pronta para suportar os projetos de dados de BI e Analytics dos próximos 3 anos
Tratamento e normalização automática dos dados Redução do tempo de manipulação de dados para ZERO
Dashboard de indicadores de Custos Assistenciais Visão completa de todos os contratos de forma instantânea

De maneira técnica, a Magrathea primeiro planejou e implementou uma nova infraestrutura de processamento de alto desempenho e armazenamento de grande escala, ou data warehouse, usando Kubernetes, Apache Airflow e Oracle Autonomous Data Warehouse para coleta e armazenamento de informações gerenciais com mais agilidade e segurança. Essa infraestrutura foi desenhada para atender o crescimento estratégico UNIMED pelos próximos 3 anos, permitindo escalar de forma mais eficiente e acompanhar o aumento significativo da base de dados.

Além da infraestrutura, foi desenvolvido um conjunto de algoritmos para automação do tratamento e normalização dos dados, transferindo para a máquina o conhecimento de negócio que antes estava somente na cabeça dos analistas. Este processo de tratamento manual dos dados levava de uma a três semanas para cada grande contrato, hoje ele deixou de ser necessário e os indicadores de todos os contratos passaram a ser disponibilizados just in time para todos os contratos da Unimed.

Depois de trazer confiabilidade para os dados chegou o momento de atribuir contexto e transformá-los em informações que pudessem ser analisadas para embasar a tomada de decisão. Nesta etapa foram desenvolvidos painéis de visualização de dados e indicadores, os Dashboards. Um conjunto de mais de 30 macroindicadores foi desenvolvido, dando total visibilidade para o comportamento dos custos assistenciais em tempo real – informações como sinistralidade, consultas, procedimentos, internações são algumas que agora podem ser analisadas em detalhes. A visualização dos dados contou ainda com comparativos, gráficos e filtros para explorar as informações num formato agrupado e comparativo.

Impacto dos Resultados

A implementação consistente do Data Warehouse e de uma modelagem adequada dos dados permitem uma análise de todo o histórico de dados em um nível granular, ou seja, as informações estão subdivididas para maior nível de detalhamento, filtros e categorização nas análises. Com tudo numa base unificada atualmente é possível comparar as métricas entre contratos, entre as UNIMEDs da federação e do estado.

Este novo formato, que a gestão passou a ter em mãos, com a análise preventiva e o monitoramento constante das informações dos contratos, transformou o papel da gestão da área. O foco dos esforços passou a ser em realizar melhores tomadas de decisões, já que as tecnologias desenvolvidas, ajudaram a automatizar e diminuir o trabalho operacional. Considerando o tempo necessário anteriormente, levaria-se um ano para analisar os dados de apenas 20 contratos. Atualmente os indicadores de todos os contratos estão disponíveis em tempo real, resultando numa agilidade muito maior para identificar os problemas e corrigi-los, gerando uma economia sem precedentes.

Antes Depois
Equipe focada na manipulação manual de dados Equipe focada em inteligência de negócio
2 à 3 semanas para analisar CADA cliente Dados instantâneos de TODOS os clientes
Visualizações de dados pouco flexíveis Visualizações e filtros dinâmicos
Dados sem referência comparativa Visão comparativa de desempenho entre contrato, federação e estado

O Jeito Magrathea

Nessa jornada, Magrathea e UNIMED continuam atuando como um único time multidisciplinar, focado em entregas contínuas e projetando novos indicadores e dashboards para análises ainda mais aperfeiçoadas.

É importante salientar que as metodologias ágeis usadas para a construção do projeto entregam valor num processo gradual e de rotina (diário e semanal), uma vez que os encontros com o cliente são recorrentes e colaborativos. Processo esse que facilita a priorização para que a equipe entregue as métricas que agregam maior valor, fazendo com que seja possível chegar na solução correta do problema.

Continuamos comprometidos com nossa missão de contribuir para elevar o grau de inteligência no uso de dados e assim tornar a UNIMED Federação SC cada vez mais uma organização data-driven.

quotes

“O nosso gap estava na identificação e no diagnóstico dos nossos custos assistenciais. Precisávamos identificar os padrões de utilização para entender os custos elevados e realizar melhorias. Já tínhamos indicadores de forma manual, mas a Magrathea primeiro fez questão de compreender e depois de conectar as coisas. Tivemos ainda desafios inesperados relacionados às tecnologias, mas a transparência nas relações e a sintonia entre as equipes é algo que chamou muito a atenção na resolução. Outra questão é do compromisso cumprido com as entregas graduais, que foram super importantes pois desde cedo nós já sentimos valor agregado no nosso processo. Foi uma experiência muito positiva!”

Daiana Fátima Medeiros - Unimed SC

Daiana Fátima Medeiros

Gerente Assistencial e Serviços

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