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Case

Como a UNIMED Santa Catarina transformou a área de custos assistenciais com o uso de dados.

O projeto marcou um ponto importante na maturidade da gestão desse setor, evitando perdas operacionais e melhorando a eficiência.

Ficha do Case - Unimed SC

Desafio

A UNIMED constatou um aumento expressivo no aumento dos custos assistenciais no primeiro trimestre de 2019. Diante disso, um comitê interno foi criado para identificar as causas, mas ao iniciar os trabalhos, se deparou com diversos problemas operacionais. Um deles era a forma de obter as informações necessárias, manual e descentralizada, outra era da alta quantidade de dados para análise, criando gargalos nesse processo. O verdadeiro objetivo do comitê, que era evitar perdas relacionadas a área e reduzir custos através de melhores decisões, tornou-se um processo lento para tomada de decisões, onde o maior esforço consistia na coleta e tratamento dos dados. Além disso, as visualizações dos dados eram limitadas, com desperdícios dos recursos por não ser possível analisar todas as informações (apenas amostragens), gerando insegurança pela baixa confiabilidade dos dados.

Como tudo começou…

A parceria com a Magrathea partiu do diagnóstico do formato atual de trabalho e das ferramentas usadas pelo comitê para uma avaliação da operação e de seu desempenho. Neste processo, constatou-se um tempo excessivo gasto na transformação de dados em informação. A manipulação dos dados para resultarem em indicadores de negócio levavam semanas. Num exemplo prático do que identificamos, era que a forma atual de análise de dados abordava apenas Lag Indicators – que podem ser comparados a alguém que dirige um carro sem olhar pra frente, olhando apenas no espelho retrovisor. O impacto deste tipo de análise reflete diretamente em perdas e custos para os negócios, fazendo com que a melhoria da eficácia desse cenário fosse o desafio a ser resolvido.

Solução

De maneira técnica, a Magrathea planejou e implementou uma nova infraestrutura de processamento de alto desempenho e data warehouse (Kubernetes, Apache Airflow e Oracle Autonomous Data Warehouse) para extração de informações gerenciais com mais agilidade. Essa infraestrutura foi desenhada para atender o crescimento estratégico da empresa permitindo escalar de forma linear conforme o aumento dos dados. Além da infraestrutura, foram desenvolvidos painéis de visualização de dados e indicadores (Dashboards), como exemplo, para mostrar sinistralidade, consultas, internações e também dos contratos, que refletem alguns dos indicadores de custos assistenciais em tempo real. A visualização dos dados contou ainda com comparativos, gráficos e filtros para explorar as informações num formato agrupado e comparativo.

Impacto dos Resultados

A implementação consistente do Data Warehouse e de uma modelagem adequada dos dados permitem uma análise de todo o histórico de dados em um nível granular, ou seja, as informações estão subdivididas para maior nível de detalhamento, filtros e categorização nas análises.

Este novo formato, que a gestão passou a ter em mãos, com a análise preventiva e o monitoramento constante das informações, transformou a o papel da gestão da área. O foco dos esforços passou a ser em realizar melhores tomadas de decisões, já que as tecnologias desenvolvidas, ajudaram a automatizar e diminuir o trabalho operacional. A área pôde aprender e evoluir sua visão do todo, focando em melhorar ainda mais os resultados. Nessa jornada, Magrathea e UNIMED evoluem com um time na manutenção das entregas contínuas, projetando novos indicadores e dashboards para análises ainda mais aperfeiçoadas. É importante salientar que as metodologias ágeis usadas para a construção do projeto entregam valor num processo gradual e de rotina (diário e semanal), uma vez que os encontros com o cliente são recorrentes e colaborativos. Processo esse que facilita para que o nosso time possa entender as necessidades e entregar melhorias de maior valor, fazendo com que seja possível chegar na solução correta do problema.

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“O nosso gap estava na identificação e no diagnóstico dos nossos custos assistenciais. Precisávamos identificar os padrões de utilização para entender os custos elevados e realizar melhorias. Já tínhamos indicadores de forma manual, mas a Magrathea primeiro fez questão de compreender e depois de conectar as coisas. Tivemos ainda desafios inesperados relacionados às tecnologias, mas a transparência nas relações e a sintonia entre as equipes é algo que chamou muito a atenção na resolução. Outra questão é do compromisso cumprido com as entregas graduais, que foram super importantes pois desde cedo nós já sentimos valor agregado no nosso processo. Foi uma experiência muito positiva!”

Daiana Fátima Medeiros - Unimed SC

Daiana Fátima Medeiros

Gerente Assistencial e Serviços

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